Política de datos
Política de Protección y tratamiento de datos.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. sociedad jurídica colombiana identificada con NIT 901459047-5 en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.
Los términos utilizados en la presente Política con mayúscula inicial, tendrán el significado establecido en el Anexo No. 1 “Definiciones”.
I. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. estará sometida a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
Consentimiento informado o principio de Libertad.
El Tratamiento de datos personales al interior de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
Legalidad.
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
Finalidad del Dato.
El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
Transparencia.
En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
En la recolección de los datos personales por parte de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. a dichos datos personales.
El Titular con su Autorización, facultará a GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. de la misma manera, a la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
Temporalidad del dato. POLÍTICA DE PROTECCIÓN
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Seguridad del Dato.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Deber de Información.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Protección especial de datos sensibles. POLÍTICA DE PROTECCIÓN
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.
Ninguna actividad de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.
II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.
El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., entidad responsable del tratamiento de datos personales a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico prqs@inspiracolombia.com o documento escrito dirigido a la siguiente dirección Carrera 9 No. 24 AN – 21 Oficina 07 Piso 3 – Centro Comercial Campanario, en la ciudad de Popayán, Departamento de Cauca.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
Derecho de Acceso.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Derecho de Actualización.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Derecho de Rectificación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de Cancelación.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.
Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.
El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
Derecho de Oposición.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.
Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.
El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S.
De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:
- Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
- En casos de emergencia médica o sanitaria.
- Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
III. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS
La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. Podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se notificará oportunamente, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida.
Se debe tener en cuenta que la solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista el deber contractual o legal de mantenerlo en nuestra base de datos. Como ocurre, con la cartera pendiente de recaudo.
Todos los canales de atención descritos anteriormente cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.
No obstante, debe advertirse que GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:
Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
- A las personas autorizadas por el titular del dato.
- A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:
La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.
IV. POLÍTICA GENERAL
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus proveedores, clientes, empleados y exempleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.
Para tal efecto, GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
V. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado de este, se regirán por los siguientes parámetros.
1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Cuando GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una A-Z agrupando por orden alfabético, la cual será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Por servicios externos que GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
I. Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañía.
II. Pago de obligaciones contractuales.
III. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
IV. Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
I. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
II. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
III. Fines estadísticos o históricos.
2. Tratamiento de datos personales de Clientes
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los clientes son las siguientes:
I. Generar reservas en los hoteles de la Compañía, así como sus respectivas modificaciones, cancelaciones, cambios y reembolsos.
II. Generar reservas de trasporte aéreo y terrestre, así́ como modificaciones, cancelaciones, cambios y reembolsos.
III. Gestionar reservas e información general de productos y servicios desde los portales de internet, Contac center y redes sociales.
IV. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos ofrecidos por la Compañía.
V. Gestionar todas las actividades relativas al registro hotelero para asignación de habitación, trámite de pagos, contabilidad y facturación.
VI. Gestionar las actividades recreacionales, de tours, servicio de toallas, servicio de lavandería y reservación de restaurantes.
VII. Gestionar actividades vinculadas a temas de prestación de servicios de enfermería, spa y gimnasio.
VIII. Proporcionar nuestros servicios.
IX. Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas:
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. solo recabará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y contratistas serán:
I. Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de la Compañía y procesar sus pagos.
II. Formalizar el vínculo contractual, convencional o jurídico a efectos de gestionar los aspectos de carácter administrativo, contable, financiero, operativo y logístico asociado al cumplimiento del objeto contractual.
III. Capacitar a contratistas, vendedores y agentes, en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por la Compañía.
IV. Realizar la verificación de antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamiento asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo.
V. Evaluar el desempeño y los resultados del proveedor o contratista a efectos de fortalecer los procesos de adquisición y compras.
VI. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.
A continuación, se describen finalidades que aplican tanto a clientes, usuarios, proveedores y contratistas, bajo las siguientes categorías:
Estrategia comercial, alianzas y colaboraciones empresariales
I. Compartir información a nivel nacional e internacional con terceros aliados de la Compañía que soportan o contribuyen a la adecuada prestación de los servicios ofrecidos.
II. Establecer un canal de comunicación habitual y permanente para remitir información sobre ofertas relacionadas con los servicios y productos que ofrece la Compañía y sus compañías vinculadas.
III. Gestionar actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos), y la realización de estas en redes sociales.
IV. Gestionar actividades de comunicación y fidelización.
V. Transferir la información recolectada a distintas áreas de la Compañía y a sus compañías vinculadas cuando ello sea necesario, para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
VI. Gestionar bienes y servicios proveídos por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de la Compañía, por ejemplo, compañías de transporte aéreo y terrestre, proveedores de servicios de alojamiento de información, aliados internacionales asociados con el Programa Multi vacaciones, entre otros.
VII. Permitir que compañías vinculadas a la Compañía, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
VI. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus proveedores, clientes y usuarios el correo electrónico de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, página web y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S.
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
VII. DATOS DE MENORES
La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
VIII. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS
La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
IX. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Las presente política de privacidad y confidencialidad de datos personales entro en vigencia desde el 16 de noviembre de 2021, el periodo de vigencia será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión.
ANEXO No 1 DEFINICIONES
Área de Gestión Humana y Administrativa:
Área encargada de gestionar los procesos humanos y administrativos y de la Compañía
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad:
Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad.
En general GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, proveedores, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales, sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles
Base de datos:
Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.
Compañía:
GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S.
Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato privado:
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., a menos de que se trate de información necesaria para el desarrollo de un proyecto propio de su objeto social o se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.
Dato público:
Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.
Dato semiprivado:
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
Datos Sensibles:
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.
Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S., previa autorización de sus funcionarios, clientes o proveedores para ello.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Fraude Externo:
Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
Fraude Interno:
Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
Registro Nacional de Bases de datos:
Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando GRUPO EMPRESARIAL NASSCAR S.A.S. o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Superintendencia de Industria y Comercio:
Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.
Titular de la información:
Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia:
Cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual encuentra ubicado dentro o fuera del país.
Trasmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.